Pewien model zarządzania stał się obligatoryjny dla jednostek sektora finansów publicznych w związku ze zmianą ustawy o finansach publicznych. Od roku 2010 wprowadzono w naszym kraju kontrolę zarządczą, jako sposób kierowania i nadzorowania jednostek sektora finansów publicznych, ukierunkowany na zarządzanie efektywnością, skutecznością i adekwatnością wszystkich realizowanych procesów.
W wytycznych Ministra Finansów (komunikat nr 23 z dnia 16.12.2009) znalazły się standardy kontroli zarządczej przedstawione w pięciu grupach, odpowiadających poszczególnym elementom. Jednym z nich są cele i zarządzanie ryzykiem.
Dziś szpitale, bo na nich się skupimy, muszą być traktowane tak samo jak firmy komercyjne, więc aby utrzymać się na rynku muszą zbudować markę oraz wartość dojrzałej placówki medycznej. Podyktowane jest to sytuacją na rynku, czyli konkurencyjnością.
Podstawą zarządzania placówką medyczną jest więc osiągnięcie zamierzonych rezultatów.
Dla szpitali publicznych można wyznaczyć trzy podstawowe cele:
1. Osiągnięcie celów biznesowych. Podstawowym motorem działania będzie tutaj takie kierowanie placówką, aby wynik finansowy był dodatni, a wskaźniki finansowe wskazywały rentowność placówki. Przy czym nie mówimy tu o kreatywnej księgowości, lecz o takim przemyślanym działaniu i planowaniu budżetu, które w perspektywie jest realne i słusznie uzasadnione.
2. Cel statutowy. Co to jest szpital, wie już przedszkolak, że tak mocno w nas tkwi świadomość, iż szpital to instytucja dla społeczeństwa a jej podstawowym zadaniem jest ochrona zdrowia i życia człowieka. Pomimo tego, że regulują to przepisy ustawowe, odwołanie do wartości najwyższej jest zarówno w Konstytucji RP, jak i w przepisach międzynarodowych, które zaczęły funkcjonować w pierwszych latach po II wojnie światowej. Wiele szpitali ma wpisaną również w statucie swojej jednostki misję, która podkreśla i charakteryzuje ich specyfikę.
3. Cel - reputacja. Mimo, iż szpital wypełnia cele statutowe, powinien robić to w taki sposób, aby wartość dodatnia, jaką jest reputacja, była wizytówką tego szpitala i dumą jego pracowników.
Cele biznesowe to przede wszystkim odpowiednia jakość usług medycznych oraz zapewnienie standardów przy zachowaniu minimalnych lub optymalnych kosztów. Ważnym aspektem jest też umiejętne wykorzystywanie przez menadżerów zasobów szpitali. Jednak nie chodzi tu tylko o aktywa majątkowe i finansowe, ale również o umiejętność wykorzystania i docenienia doświadczenia swoich pracowników. Zasoby ludzkie są największym dobrem każdej organizacji, niezależnie od tego, czy jest to firma komercyjna, stowarzyszenie, urząd czy też szpital. Odpowiednio motywowani pracownicy są niezastąpionym motorem rozwoju i inspiracji szpitala.
Przy podejmowaniu działań dyrekcja szpitala musi dążyć do tego, aby działania te przynosiły jak największy zysk i w pełni były satysfakcjonujące. Możemy tu mówić o zysku finansowym, choć często może być to działanie zmierzające do osiągnięcia celu statutowego i podniesienia reputacji. Dziś skuteczność jest miarą, którą oceniani są dzisiejsi menadżerowie.
Aby sytuacja była jasna i klarowna, podczas zarządzania musimy poruszać się w gąszczu przepisów prawa, a także przepisów branżowych, czy innych uregulowań.
Szpitale, tak jak każda firma, działają w każdej sytuacji operacyjnej, rynkowej i politycznej. Niesie to często wiele niespodzianek oraz zmian. Na przykład każde ugrupowanie polityczne ma swoją wizję służby zdrowia. Menadżerowie kierujący placówkami służby zdrowia muszą przewidywać zagrożenia, jakie mogą powstać w nowej rzeczywistości, muszą odpowiednio reagować na nie, a także ciągle monitorować sytuację gospodarczą i polityczną. W miarę obserwacji powinni odpowiednio szybko potrafić przewidywać wpływ zmian na sposób funkcjonowania placówki. Takie działanie jest poszukiwaniem szans w każdej sytuacji, w której inni widzą zwykle tylko porażkę.
Podstawową siłą każdego przedsiębiorstwa, a także szpitala jest to, o czym już pisaliśmy, czyli pracownicy. Ważne jest, aby od szczebla najwyższego do najniższego posiadać umiejętność utrzymywania ładu korporacyjnego. Taki rezultat możliwy jest do uzyskania poprzez wzajemny szacunek na wszystkich szczeblach pracy, odpowiedni poziom komunikacji oraz stosunków międzyludzkich. To wszystko, o czym piszemy, będzie budować wizerunek placówki medycznej, dając nieskazitelną opinię i zaufanie pacjentów oraz budując dobrą reputację.
Co więc innowacyjnego trzeba wprowadzić w zarządzaniu placówką służby zdrowia?
Umiejętność zarządzania z nastawieniem na realizację celów, których nie wyeliminują występujące zagrożenia. A jak to osiągnąć? Zgodnie z teorią zarządzania, poprzez wdrożenie w szpitalu procesu zarządzania ryzykiem. Proces zarządzania ryzykiem jest obligatoryjnie narzucony szpitalom i innym placówkom medycznym, które należą do sektora finansów publicznych, ale każda szanująca się placówka komercyjna powinna także się nad tym zastanowić. Dlaczego?
Bo zarządzanie ryzykiem, to zarządzanie organizacją z uwzględnieniem ryzyka, które może przeszkodzić w osiągnięciu założonych celów.
Po co więc zarządzamy ryzykiem?
- Aby na stałe i na bieżąco panować nad zmieniającą się sytuacją i jej wpływami na całą organizację.
- Aby działać zgodnie z przepisami prawa międzynarodowego i z przepisów prawa polskiego.
- Aby stosować się do ustalonych kryteriów - według ustaleń najwyższego kierownictwa lub według wymagań normatywnych czy wymagań prawnych.
- Aby monitorować wprowadzane świadomie zmiany, pozostając w ramach ustalonych kryteriów testowania.
- Aby nie zapomnieć o stosowaniu działań prewencyjnych, ekonomicznie uzasadnionych w organizacji.
- Aby ograniczyć lub eliminować straty.
- Aby w miarę możliwości unikać ryzyk lub właściwie je modyfikować i transferować.
- Aby wykorzystywać istniejące lub pojawiające się szanse dla organizacji.
- Aby osiągnąć cel biznesowy i statutowy lub społeczny.
- Aby nie postępować "ad hoc" tylko w sposób systemowy i ciągły.
- Aby ograniczyć koszty i ryzyka.
- Aby unikać sytuacji kryzysowych.
- Aby zapewnić ciągłość działania organizacji....
- Aby, aby, aby ......................
Wszystkie ww. punkty dotyczą każdej organizacji, ale co jest jednym z najważniejszych celów placówki medycznej, w tym szpitala?
Wszyscy jesteśmy pacjentami i wiemy, że dla nas, jako dla pacjentów, najważniejsza jest wysoka jakość i duża skuteczność oferowanych usług medycznych, przynosząca satysfakcję zarówno nam - pacjentom, jak i placówce medycznej, dbającej o swoją reputację.
Dla pacjenta jakość, to kwalifikacje personelu, a także fachowa obsługa, przyjazna rozmowa
z lekarzem i personelem średnim i tym najniższym. Jest to zdolność odczuwania stanów psychicznych pacjentów, umiejętność przyjęcia ich sposobu myślenia, spojrzenia z ich perspektywy na rzeczywistość. Co może temu zaszkodzić? Często są to problemy osobiste, które przenosi się na grunt pracy, ale także przemęczenie oraz poczucie niedowartościowania (np. finansowego). Czasem bywa to tak zwane "wypalenie zawodowe", czyli rutyna.
Jakość to również dostępność usługi zdrowotnej. Każdy z nas, czyli każdy pacjent chciałby, udając się do lekarza po pomoc, otrzymać ją jak najszybciej i czuć, że jego przypadek był najważniejszy.
Przychodząc do placówki medycznej pacjent buduje sobie o niej opinię od pierwszego momentu i tego, co zobaczy. W pierwszej kolejności pacjent chciałby wiedzieć gdzie się udać i jak znaleźć właściwą pomoc..
Jakość to też zaangażowanie personelu i odpowiednia ilość pracowników. Wbrew pozorom optymalny dobór personelu nie jest łatwy. Menadżer musi zdawać sobie sprawę z tego, iż pomimo stałej liczby zatrudnionych osób, ich liczba w pracy jest ruchoma. Należy tu uwzględnić urlopy, zwolnienia chorobowe, urlopy macierzyńskie, nagłe wypadki, siły wyższe, sposób zatrudnienia personelu i wynikające z tego konsekwencje itp. Dla każdego przypadku powinno się zadbać o zastępstwo i to na tym samym poziomie kwalifikacji. Nie można dopuścić, aby dążyć tylko do fizycznego zastępstwa. Nadmiar pracowników również nie jest wskazany, tak samo jak niedobór, gdyż generuje koszty, a organizacyjnie może wprowadzać chaos.
W szpitalach podstawowym podejściem jest zgodność leczenia z procedurami. Zawsze we wszystkich przypadkach, a szczególnie w powikłaniach lub śmierci pacjenta, sprawdza się zgodność leczenia z procedurami. Nie powinny one odbiegać od oczekiwań pacjenta, lecz powinny być współbieżne.
Reasumując, nowoczesne zarządzanie polega na bieżącej analizie ryzyk, które mogą zaszkodzić dobru placówki medycznej w każdym obszarze zarządzania, i nimi odpowiednio zarządzać.
Czym więc jest to ryzyko? Ryzyko jest niczym innym, jak wpływem niepewności na cele.
A zarządzanie nim, to skoordynowane działania kierowania i kontrolowania placówki medycznej z uwzględnieniem ryzyka. Warto się z tym tematem zmierzyć.
